Ділове спілкування зазвичай виділяється в окрему категорію при розгляді спілкування як уміння поводитися з іншими людьми. Причиною цього є виражена спрямованість даного виду спілкування на досягнення успіху в службовій діяльності та бізнесі. Таким чином, помилки в діловому спілкуванні знижують ймовірність досягнення бажаного результату.
Існує кілька методів впливу на інших людей в процесі ділового спілкування. До них відносяться переконання, навіювання і примус. Переконання грунтується на впливі на співрозмовника фактами, доказами, логічними висновками. У зв'язку з цим необхідно заздалегідь готується до ділового спілкування. Для приведення власних думок в порядок можна записати в тезовому вигляді основні моменти. Одночасно з цим серйозною помилкою спілкування є неготовність людини до сприйняття інформації, що не відповідає його уявленням. Іноді люди намагаються діяти за допомогою методу навіювання, заснованого на вплив авторитету, вірі в безпомилковість говорить і підкоряється принципу «Роби як я!». Цей метод часто використовується батьками, вчителями, керівниками. Але в звичайному діловому спілкуванні даний метод є помилкою і демонструє погану підготовку до спілкування. Це саме можна сказати і до примусу, яке може бути виправдано тільки виникненням будь-яких екстремальних ситуацій, що вимагають швидких дій.
Інші помилки, яких припускаються в діловому спілкуванні:
• Порушення заходів на перехідний період. Пунктуальність є одним з найголовніших чинників, що визначають успішність будь-якого бізнесу і зачіпає в процесі спілкування кілька взаємодіючих сторін. У зв'язку з цим людина, що дозволяє собі спізнюватися, не тільки може внести незаплановане зміна в графік діяльності партнера по спілкуванню, а й демонструє зневажливе ставлення до самого партнеру по діловому спілкуванню.
• Не дотримання конфіденційності. Помилкою ділового спілкування є інформування інших людей про результати, процесі, планах, ідеях, якщо це не було обумовлено заздалегідь з тими людьми, яких це стосується.
• Непривітне спілкування. Доброзичливості та привітність в діловому спілкуванні часто є визначальними факторами, що впливають на досягнення результату. Давно помічено, що люди швидше погоджуються з тими співрозмовниками, які їм приємні.
• Неохайний зовнішній вигляд. Так само як і попередня помилка ділового спілкування, ця помилка впливає на сприйняття учасника спілкування іншими людьми. Особливе значення, крім традиційно важливою чистоти і акуратності, має відповідність одягу прийнятим нормам в діловому оточенні.
• Недорікуватість і безграмотність листи. Якщо ваш діловий партнер, замість вивчення отриманого ділової пропозиції, буде вивчати написані пропозиції на наявність граматичних та інших помилок, то це може стати неусвідомленої причиною відмови від співпраці.
• Співрозмовник не є повноправним учасником спілкування. Для отримання бажаного результату від ділового спілкування необхідно також враховувати мотиви спілкування партнера.
1) Невміння писати якісні і-мейли
Чого ваш колега, партнер, клієнт чекає від ділового листа?
Щоб ви коротко і зрозуміло висловили суть питання. Якщо ви можете висловити суть в одному абзаці, нема чого писати п'ять. На початку листа формулюйте тему: яка мета і-мейла / яку проблему ви збираєтеся вирішити за допомогою письма. В основній частині приводите аргументи. В кінці робіть висновок: чого ви чекаєте від співрозмовника (інформації? Дій?), В які терміни ви цього чекаєте.
Дотримуйтеся ділового стилю спілкування. Це допоможе вам більш лаконічно формулювати думки.Зайві 10 хвилин, які ви приділіть якості і-мейла, заощадять в 10 разів більше вашого часу: за рахунок того, що абонент не буде задавати додаткові питання і виконає поставлене вами завдання належним чином і вчасно.
При пошуку роботи:
Уміння писати і-мейли стане в нагоді при складанні супровідного листа. Нехай воно буде коротким і по суті. Завдання - відповісти на 3 питання:
1) хто ви, і чому зацікавилися вакансією,
2) що ви знаєте про вакансії і компанії,
3) чому ви думаєте, що відповідаєте вакансії (аргументи).
2) Відсутність навичок публічних виступів
Дуже важко виглядати переконливо, якщо мова невиразна, голос тремтить, і жести видають непевність. При цьому не важливо, якого розміру аудиторія, перед якою ви говорите: це три людини або триста. Трьома людьми можуть бути інвестори, або представники компанії, в яку ви хочете влаштуватися на роботу, і на них потрібно справити сприятливе враження. Це зовсім не важко тільки в одному випадку: коли у вас є практика. Тому що це єдиний спосіб навчитися виступати публічно - просто робити це.
При пошуку роботи:
Якщо ви вмієте виступати публічно, переконувати - на співбесіді будете відчувати себе, як риба у воді: спокійно, впевнено, врівноважено. Адже співбесіду, в значній мірі - це презентація себе як фахівця. І виразна мова, добре поставлений голос, вміння чітко формулювати думки, впевнені жести грають на користь претендента.
3) Недолік енергії
Енергійна людина заряджає інших людей ентузіазмом, піднімає настрій і бойовий дух, він більш переконливий, успішний на переговорах, з ним легко спілкуватися і працювати, тому що він легко сприймає труднощі і готовий їх долати.
Навпаки, людина з низьким рівнем енергії виглядає як песиміст, в ньому важче розглянути цілеспрямованість і орієнтацію на результат.
При пошуку роботи:
Не важливо, хто ви по життю, оптиміст чи песиміст, інтроверт або екстраверт - на співбесіді кожна людина здатна показати свої найкращі сторони.
Налаштуйтеся на зустріч з роботодавцем. У день, коли має бути співбесіда, постарайтеся не виконувати складних, стресових завдань - прибережіть енергію для спілкування з роботодавцем.
Безпосередньо перед співбесідою згадайте найяскравіші свої успіхи: 2-3 приклади, коли ви здивували самого себе, подолали перешкоди і досягли успіху. Це кращий спосіб підняти самооцінку.
4) Невміння погоджуватися
У деяких ситуаціях краще, що можна зробити - це слухати, ненав'язливо посміхатися і не сперечатися.
Це не означає, що не потрібно мати власну думку. Ще як потрібно, без власної думки немає ні професіонала, ні лідера. Але при цьому важливо поважати думку інших, навіть якщо ви з цією думкою не згодні.
Критику, незгоду завжди можна висловити коректно: спокійно, не агресивно, спираючись на логіку, аргументи і повагу до особистості співрозмовника.
При пошуку роботи:
Важливо розуміти, що співбесіда - це не зустріч, на якій потрібно довести свою правоту. Це зустріч людей, які обговорюють загальну проблему - заповнення вакансії (тільки кожен прагне її розв'язати зі свого боку). Якщо складеться ситуація, в якій ви будете не згодні з роботодавцем, ведіть дискусію коректно, тобто без різких емоцій і з опорою на аргументи.
5) Надмірний цинізм
Циніки вважають, що вони просто реалісти, тому поводяться часом колюче і недружелюбно. Ви маєте право вважати себе реалістом, або стриманим оптимістом, або людиною з багатим життєвим досвідом, але спілкуватися з вами приємно тільки коли, коли ви створюєте для цього умови.
З людиною, яка кожну хвилину відкриває оточуючим правду життя (звичайно, непривабливу), спілкуватися не дуже приємно. Доктор Хаус або Шерлок можуть собі дозволити цинічні і часом дотепні випади проти оточуючих людей, але це кіно.У житті вам будуть раді, якщо ви бачите в навколишньої дійсності більше позитивних моментів.
При пошуку роботи:
У спілкуванні з роботодавцем утримайтеся від цинічних висловлювань на адресу колишніх керівників і колег, з приводу ситуації на ринку праці, рівня зарплат і інших актуальних тем.
Постарайтеся бути уважним, відкритим співрозмовником, який прагне до продуктивного діалогу.
Помилка № 1. «Вони ж знають, про що я думаю»
В нашій голові постійно роїться безліч думок. Можна нескінченно довго і нудно просторікувати про те, що близькі, колеги і друзі розуміють нас з півслова, але на практиці все набагато цікавіше: те, про що ми думаємо, незрозуміло нікому, крім нас самих.
А тепер уявіть, в яке становище ви ставите навколишніх людей, коли говорите: «Ви ж знаєте, про що я думаю». Нічого подібного. Вони і не підозрюють. Звідки їм знати? Адже буває і так, що нам самим іноді не до кінця зрозумілий хід власних думок.
Припустимо, ви делегіруете комусь завдання і чекаєте, що вона буде виконана в точності так, як ви собі уявили. Але чудес не буває, думки читати ніхто не вміє, і, найімовірніше, ви отримаєте результат, яким будете розчаровані.
Що робити. Якщо ви хочете, щоб оточуючі зрозуміли вас якомога правильніше і краще, є розкажіть їм про те, чого від них очікуєте. Поясніть свою думку, складіть міні-інструкцію, поділіться ідеями та побажаннями. Переконайтеся, що всі зрозуміли, що саме ви мали на увазі, щоб уникнути непорозумінь і непорозумінь.
Помилка № 2. Прагнення все ускладнювати
Ви занадто багато говорите і постійно все ускладнюєте. Ви розповідаєте про речі, без яких цілком можна було б обійтися і нічого при цьому не втратити. Ви впевнені, що чим більше інформації (навіть не особливо потрібною), тим краще. Коли ви щось розповідаєте, то іноді забуваєте, з чого почали і до чого хотіли прийти.
Що робити. Щоб позбутися від усього зайвого і відразу перейти до суті справи, попередньо запишіть те, що хотіли б сказати. Приберіть з тексту все метафори, емоційні вигуки, відсилання до власного дитинства і інші непотрібні речі. Скорочуйте до тих пір, поки не отримаєте простий і переконливий текст, який наочно ілюструє вашу точку зору.
Помилка № 3. Зайва емоційність в діловому листуванні
Коли ви відправляєте комусь повідомлення, то ніколи напевно не знаєте, що саме відбувається в даний момент з тим, кому воно адресоване. Ви не можете це контролювати. Якщо одержувач повідомлення раптом виявиться в поганому настрої, то він цілком може витлумачити ваші слова зовсім не так, як хотілося б. Ніколи не можна передбачити можливу реакцію.
Що робити. Щоб уникнути незручності в діловому листуванні, постарайтеся відправляти колегам і клієнтам максимально нейтральні повідомлення без будь-якої емоційного навантаження. Дотримуйтеся ділового тону і залишайтеся професіоналом в будь-якій ситуації. Не давайте емоціям взяти над собою верх.
Помилка № 4. Використання емодзі замість звичайних слів
І ще пару слів про листування. У наших месенджерах зберігається небувала кількість емодзі та стікерів буквально на всі випадки життя. Іноді вони такі хороші, що хочеться спілкуватися тільки з їх допомогою. Але ми знову стикаємося з проблемою, про яку вже говорили вище: навіть емодзі можна витлумачити неоднозначно.
Так, можна відправити усміхнений смайлик одному у відповідь на щось смішне або якщо ви в гарному настрої. Але як реагувати на повідомлення від ділового партнера, який раптом вирішив призначити вам зустріч, використовуючи замість тексту набір сумнівних смайликів? Що у цієї людини на розумі? Не дуже зрозуміло.
Що робити. Навіть якщо ви обізнані в етикеті емодзі, то не чекайте того ж самого від всіх тих, з ким вам доведеться спілкуватися. Далеко не всі люди розуміють їх значення, і далеко не всі готові витрачати свій час, відгадуючи, що ж ви мали на увазі.Залиште емодзі для своїх хороших приятелів (але і тут знайте міру), а в діловому листуванні обмежтеся звичайними словами.
Помилка № 5. Звичка робити занадто багато припущень
Іноді люди не слухають співрозмовника через те, що думають, що вже заздалегідь знають, про що саме той хоче їм сказати. Або не слухають тому, що відволікаються, готуючи власну відповідь і мріючи швидше вже почати говорити.
Те ж саме відбувається і з листуванням. Ви вважаєте, що вже знаєте, що людина має на увазі в своєму електронному листі або повідомленні, ще навіть не дочитавши його до кінця. Може трапитися так, що ви втомилися, на щось відволіклися або на кого-то розлютилися і прийшло повідомлення знайшло зовсім інший зміст, який ви придумали самі.
Що робити. Щоб бути хорошим співрозмовником, потрібно поважати того, з ким ви спілкуєтеся, і уважно слухати, про що вам говорять, не відволікаючись і не роблячи поспішних висновків. Якщо справа стосується листування, то повільно і вдумливо прочитайте прийшло повідомлення, не роблячи ніяких припущень заздалегідь. Зосередьтеся на тексті, при необхідності уважно перечитайте і задайте уточнюючі питання, якщо щось дійсно незрозуміло.
Ці п'ять помилок в спілкуванні найбільш часто зустрічаються в нашому повсякденному житті. Постарайтеся звернути на них увагу і по можливості уникати, щоб не заробити собі репутацію неприємного співрозмовника.
комунікаційні помилки
- Помилка № 1 - неуважність. Під час бесіди багато людей часто неуважно слухають співрозмовника. В голові у них вже крутяться думки про те, що вони самі через хвилину будуть говорити у відповідь. Якщо ж ви будете уважно слухати все, що вам говорять, ви уловите набагато більше інформації, найчастіше досить цікавою. А це дасть вам ще більше нових тем для розмови. Говоріть зі співрозмовником в першу чергу про те, що його цікавить. Як сказав Вільям Кінг: «Пліткарі - це той, хто говорить з вами про інших. Зануда - це той, хто говорить з вами про самого себе. Віртуоз спілкування - це той, хто говорить з вами про вас ».
- Помилка № 2 - занадто багато питань. Якщо почати засипати оповідача питаннями, то розмова стає схожим на допит. Тим більше що настирливими питаннями можна збити співрозмовника з думки і відвести розмову в бік.
- Помилка № 3 - тривала пауза. Кожен знає, як буває незручно в ситуації, коли необхідно продовжувати спілкування, а говорити вже не про що - все звичайні теми вже вичерпані. Перш ніж почати нервово перебирати в думці всі події, про які говорилося останнім часом в газетах або по телевізору, подумайте про те, що може послужити більш цікавою темою для продовження розмови. Наприклад, розкажіть про цікаву книгу, яку ви нещодавно прочитали, або обговоріть епізоди з останньої серії вашого улюбленого серіалу (звичайно, спочатку потрібно переконатися, що цей серіал подобається і вашому співрозмовнику). Можна поговорити про те, що викликає інтерес у вас обох - про музику, архітектуру, фігурному катанні ... Головне - не дати повиснути довгої, незручної паузи. Тому що потім налагодити контакт буде ще важче.
- Помилка № 4 - монотонність мови. Іноді буває не так важливо, що ви говорите, наскільки важливим є, як ви говорите. Якщо ви говорите, змінюючи інтонацію, супроводжуєте мова жестами, то саме це може зробити незабутнім ваш розповідь. А якщо бубоніти щось на одній ноті? Уявіть собі, що хтось витягує з піаніно одну і ту ж ноту п'ять, десять, п'ятнадцять хвилин поспіль ... Вам же просто вбити його захочеться! Інший важливий фактор успіху оповідача - чітка і не дуже швидка (хоча і не дуже повільна!) Мова.
- Помилка № 5 - похмуре або сердитий вираз обличчя. Права прислів'я, що «з посмішкою все стає красивішим», а що стосується розмови, то це подвійно вірно. Усмішка не тільки полегшує встановлення контакту, вона має і ще один дивовижний ефект: вона допомагає залучати та утримувати увагу оточуючих.Ще посмішка допомагає швидше врегулювати суперечки і конфлікти. «Сердитий кулак не б'є по усміхненим обличчям», стверджував Конфуцій.
- Помилка № 6 - звичка перебивати інших. Кожен учасник розмови повинен мати можливість спокійно висловити свою думку. Не можна перебивати говорить, щоб перетягнути увагу на свою персону. Уміння знаходити баланс між тим, щоб говорити і тим, щоб слухати, є не тільки одним з принципів ефективного спілкування, а й питанням про достойності ваших манер.
- Помилка № 7 - «я ніколи не помиляюся!» Метою нашого спілкування не повинно ставати бажання будь-що-будь відстояти свою точку зору. Така непримиренність і невміння поважати точку зору іншої людини призведе до того, що розмова втратить свою невимушеність, і справа може дійти навіть до конфлікту.
- Помилка № 8 - розмова на негативні теми. Погане самопочуття, проблеми в родині, неприємності на роботі - це зовсім не те, про що було б цікаво почути вашому співрозмовнику, якщо тільки він не ваш особистий лікар або психотерапевт. Для додання розмови невимушеності краще розповідати не про свої інтимні проблеми, а про кумедні випадки з вашого життя. Можна розповісти щось цікаве про те, чим ви захоплюєтеся у вільний час. Якщо ви покажете своє почуття гумору і легкість вашого характеру, то навколишні, безумовно, і надалі будуть прагнути до спілкування з вами.
- Помилка № 9 - нудьга. Іноді люди навіть не помічають, що говорять про те, що іншим не цікаво. Хіба можна слухати з інтересом, наприклад, захоплену розповідь чоловіка про переваги свого нового автомобіля, який триває вже півгодини, та ще й в переважно жіночої аудиторії? Ви повинні бути готові в такій ситуації спокійно перевести розмову на іншу, цікаву для всіх тему. І самі ніколи не говорите з іншими про те, що може бути цікаво тільки вам. Не робіть подібні помилки в спілкуванні і не змушуйте інших вважати вас нудною співбесідницею!
- Помилка № 10 - байдужість. Якщо хтось ділиться з вами своїми переживаннями, не соромтеся сказати про те, що ви відчуваєте з цього приводу. Якщо ви будете просто стояти і мовчки слухати, то створиться враження, що вам байдужий і сам співрозмовник, і те, про що він говорить. Не будьте пасивні під час розмови, інакше люди почнуть уникати спілкування з вами.
Найпоширеніші помилки ділового спілкування
Помилки спілкування в ділових комунікаціях мають свої особливості, хоча і перегукуються з повсякденними помилками в спілкуванні. І в тому, і в іншому випадку справжнє спілкування є взаємним, двостороннім процесом, а не односторонньої доставкою інформації. І якщо в діловому спілкуванні відсутня двобічність, то це може серйозно зашкодити справі. Ви повинні враховувати це, якщо хочете зробити успішну кар'єру. На жаль, багато менеджерів і керівники сприймають спілкування з колегами та клієнтами, як можливість взяти на себе роль вчителя, який знає все на світі і очікує, що інші будуть пасивно вбирати похідні від нього знання. І не знають про основні помилки в спілкуванні, допускаючи їх раз по раз. Що це за помилки? Давайте розглянемо декілька найбільш типових з них:
- Нерозуміння мови тіла. Мова тіла передає величезну кількість інформації, часто набагато більше, ніж при мовному спілкуванні. Співробітники, які не в змозі освоїти хоча б ази невербального спілкування, можуть не вловити справжнього змісту повідомлення, яке вони чують. Крім того, не знаючи мови тіла, можна самій неусвідомлено посилати суперечливі сигнали, що підірве довіру до вас з боку співрозмовника. Наприклад, якщо ви схрещує ноги чи руки під час розмови, то це може бути сприйнято як знак, що ваш розум закритий від сприйняття того, про що вам говорять, хоча насправді це може бути і не так.Або ще приклад: ви розмовляєте з потенційним клієнтом і не звертаєте уваги на те, що у нього злегка підняті брови і погляд блукає десь в стороні від вас. А звернути на це увагу варто було б, тому що це сигнал про те, що перед вами не дуже надійний і порядна людина.
- Невміння слухати. Про це ми вже говорили - спілкування є вулицею з двостороннім рухом, і вміння слухати в діловому спілкуванні часто буває набагато важливіше вміння говорити. Уміння слухати - це не спадкова характеристика, цей навик необхідно вивчати і тренувати, щоб вміти ефективно спілкуватися. Якщо ви не навчитеся слухати, ви можете не зовсім зрозуміла і потім перекрутити інформацію, або в один прекрасний день пропустіть важливі вказівки або поради, дані вам керівником. Погане вміння слухати може також зменшити можливості менеджерів толково пояснити задачу або врегулювати конфлікт в колективі.
- Недотримання конфіденційності. Деякі питання не повинні вдаватися до розголосу, поки вони перебувають в стадії обговорення. Якщо вам довірено секрет, ви повинні його зберігати від всіх. Але і брехати, не бажаючи розкривати те, про що говорити з усіма поки не можна, ні в якому разі не варто. Якщо ви втечете до брехні, то є ризик, що вам перестануть довіряти. Замість того щоб брехати, навчитеся відповідати так: «Я не маю права це коментувати», або: «Я не можу відповісти на це питання зараз».
- Бездіяльність. Якщо ви щось не робите або не кажіть, то це все одно може дати людям якусь інформацію. Тільки інформацію неправдиву. Якщо ви не хвалите, люди отримують «повідомлення», що їх не цінують. Якщо не пояснюєте обґрунтованість рішення, то ви даєте зрозуміти, що не довіряєте їм. А якщо ви керівник і не повідомляєте, які цілі ставите перед своєю компанією, то люди не знають, як вам допомогти туди дістатися.
- Нерозуміння інтересів аудиторії. У діловому спілкуванні завжди є цільова аудиторія. Чітке розуміння інтересів цієї аудиторії допоможе зробити спілкування найбільш ефективним. Перш ніж приступати до спілкування з аудиторією (незалежно від її розміру: це ваш виступ в конференц-залі або спілкування з двома клієнтами або партнерами), необхідно визначити, яка мета цього спілкування. Це буде надання інформації, щоб переконати, вплинути на вибір, продати? Про що ви будете говорити, і що від вас хочуть почути? Які питання або заперечення можуть послідувати? Відповіді на ці питання допоможуть налагодити повноцінне спілкування в діловому ключі.
- Використання недоречних форм спілкування. Може здатися, що персональне (тобто обличчям до обличчя) спілкування в наш час стає все більш недоречним. Майже всі з нас зараз спілкуються за допомогою телефонів і комп'ютерів. Але все ж живе, людське спілкування необхідно нам більше, ніж спілкування за допомогою техніки. Звичайно, електронна пошта дуже зручна для миттєвої передачі будь-якого обсягу інформації, але використання такого виду спілкування абсолютно недоречно для вирішення будь-яких емоційних проблем. У такій ситуації повідомлення електронної пошти можна занадто невірно тлумачити. Тут вже краще вдатися хоча б до телефону. У той же час телефонні розмови по звий ефективності ніколи не перевершать ефективність особистих зустрічей. При зустрічі співрозмовник не тільки почує інтонації вашого голосу, але ще і побачить ваші очі, вираз обличчя, отримає від вас інші невербальні сигнали.
Ви повинні врахувати ще й те, що різні люди по-різному сприймають ті чи інші форми спілкування. «Слухачі» не стануть загострювати увагу на записках, але зате легко сприймуть навіть найтриваліший розмову. «Читачі» добре сприймають інформацію в письмовому вигляді, а під час розмови вони можуть втратити багато важливі деталі. Якщо ви будете розмовляти з «читачем» або писати «слухачеві», ви можете не донести до них потрібну інформацію.Тому не соромтеся запитувати у колег і партнерів, як вони вважають за краще отримувати інформацію.
Як уникнути помилок в століття комунікативних технологій
Сьогодні комунікативні навички мають велике значення - і при роботі в офісі, і в малому бізнесі, і особливо для менеджерів і керівників. Деякі люди від народження обдаровані умінням знаходити спільну мову і ефективно спілкуватися з оточуючими, але в наш час необхідно навчитися правильному спілкуванню і за допомогою комунікативних технологій. Такі технології в двадцять першому столітті створили широкі можливості для спілкування як з колегами з одного офісу, так і з міжнародними партнерами. Але кожен засіб комунікації може спровокувати новий «модельний ряд» можливих помилок спілкування. Ми вже згадували їх, зараз розглянемо трохи докладніше.
- Електронна пошта. Електронна пошта надає обмежені кошти для передачі повідомлень, тому що не включає в себе два найважливіші елементи спілкування - тон голосу і мова тіла. Без них ваша інформація може бути неправильно витлумачена - саркастична жарт може бути сприйнята, як гнівна нападки, роздратування буде проігноровано, а натяк, наприклад, на терміновість виконання замовлення, - просто не буде помічений. Щоб уникнути помилки в спілкуванні за допомогою зв'язку з Email, необхідно використовувати простий, лаконічний мову і буквальні формулювання. Ще можливі помилки:
- Чи не відстежується отримання свого листа. Іноді ми занадто вже покладаємося на електронну пошту. Але іноді ваш лист може потрапити в спам або в папку небажаної пошти, після чого воно автоматично віддалиться. Тому, якщо ви відправили важливий лист і не отримали відповіді, зателефонуйте і переконайтеся, чи було воно отримано.
- Неповне прочитання своєї пошти. Якщо вам відсилають лист з детальною інформацією, навчанням або з відповідями на конкретні питання, то при цьому розраховують на те, що лист буде прочитано повністю. Але найчастіше ми не читаємо листи до кінця, а через якийсь час починаємо задавати питання, відповіді на які нам вже були дані. Тому необхідно взяти за звичку прочитувати електронне повідомлення від початку і до кінця.
- Телефонний зв'язок. Як і в електронного зв'язку, тут істотним недоліком стає неможливість підкріпити повідомлення мовою тіла (правда, тут хоча б присутні інтонації голосу і темп мови, а це теж важливі невербальні сигнали). Недолік розмови по телефону ще і в тому, що він відбувається в реальному часі, що виключає можливість редагування і тонкої «настройки» повідомлень, як це можна зробити в електронній або письмовій кореспонденції. Одне необдумане слово може звести нанівець всі ваші зусилля. Тому не можна починати спілкування по телефону, грунтовно до нього не підготувавшись. Інші помилки:
- Повторний виклик ще до прослуховування голосового повідомлення. Найчастіше ваш відбувся співрозмовник залишає нам голосове повідомлення, в якому коротко описує суть питання, який він хотів з нами обговорити. Ми ж, коли бачимо неприйнятий дзвінок, відразу набираємо номер того, хто телефонував. І йому доводиться витрачати свій час і терпіння на повторне пояснення. Це непрофесійна поведінка. Візьміть собі за звичку спочатку перевірити, чи є голосове повідомлення, прослухати його, прийняти інформацію до відома і тільки потім передзвонювати для конструктивної розмови.
- Ухвалення дзвінка в невідповідний час. Якщо ви перебуваєте на зустрічі або на нараді, візьміть за правило переводити телефон в режим вібрації. Буде абсолютно недоречно, якщо ви відповісте на дзвінок прямо під час ділової розмови, а вашому співрозмовнику доведеться сидіти і чекати, поки ви закінчите. Буде помилкою також, якщо ви підніміть трубку тільки для того, щоб повідомити, що не можете зараз говорити.Співрозмовника ви все одно з думки зіб'єте, та й той, хто дзвонив, напевно подумає: «А навіщо тоді взагалі відповідала?» Ну, а вже якщо ви перебуваєте на нараді або конференції і вам надійшов дуже важливий дзвінок - спочатку вийдіть з цього приміщення, і тільки потім прийміть дзвінок.
Всі помилки та упущення в діловому спілкуванні розкрити і описати досить важко. Головне, про що ви повинні пам'ятати і що повинні зробити - це обдумати основні цілі вашого ділового спілкування і дії, необхідні для підтримки цих цілей. Запитайте себе: як я можу найбільш ефективно передати повідомлення? І будьте готові запитати у інших: «Як ви вважаєте за краще отримувати повідомлення від мене?»
Американська письменниця Енн Морроу Ліндберг якось сказала: «Добре спілкування бадьорить, як кава». Якщо ви хочете зробити хорошу кар'єру, але ще не зовсім впевнені в своїх комунікативних навичках, почніть використовувати наші поради і врахуйте наведені застереження. У нас є всі підстави вважати, що вони з легкістю навчать вас ефективно і без помилок спілкуватися з усіма колегами.
Ділові комунікації: Попереджаємо помилки в спілкуванні
Людина - істота соціальна. Ми живемо серед собі подібних, і щодня нам доводиться спілкуватися з великою кількістю людей.
Успішність спілкування залежить від уміння налагоджувати контакт з однією людиною або з цілою аудиторією. На жаль, не всі знають правила успішної комунікації і допускають типові помилки.
Такі помилки можуть привести до неприємних наслідків, особливо помилки в діловому спілкуванні - адже вони можуть істотно зашкодити вашій кар'єрі. І навпаки: хороші оратори, що володіють навичками спілкування - як правило, успішні люди.
Щоб ви могли навчитися правильно вести розмову, уникаючи незручних ситуацій, ми познайомимо вас з типовими помилками спілкування, яких слід уникати.
комунікаційні помилки
Помилка № 1 - неуважність. Під час бесіди багато людей часто неуважно слухають співрозмовника. В голові у них вже крутяться думки про те, що вони самі через хвилину будуть говорити у відповідь. Якщо ж ви будете уважно слухати все, що вам говорять, ви уловите набагато більше інформації, найчастіше досить цікавою.
А це дасть вам ще більше нових тем для розмови. Говоріть зі співрозмовником в першу чергу про те, що його цікавить. Як сказав Вільям Кінг: «Пліткарі - це той, хто говорить з вами про інших. Зануда - це той, хто говорить з вами про самого себе. Віртуоз спілкування - це той, хто говорить з вами про вас ».
Помилка № 2 - занадто багато питань. Якщо почати засипати оповідача питаннями, то розмова стає схожим на допит. Тим більше що настирливими питаннями можна збити співрозмовника з думки і відвести розмову в бік.
Помилка № 3 - тривала пауза. Кожен знає, як буває незручно в 
ситуації, коли необхідно продовжувати спілкування, а говорити вже не про що - все звичайні теми вже вичерпані.
Перш ніж почати нервово перебирати в думці всі події, про які говорилося останнім часом в газетах або по телевізору, подумайте про те, що може послужити більш цікавою темою для продовження розмови.
Наприклад, розкажіть про цікаву книгу, яку ви нещодавно прочитали, або обговоріть епізоди з останньої серії вашого улюбленого серіалу (звичайно, спочатку потрібно переконатися, що цей серіал подобається і вашому співрозмовнику). Можна поговорити про те, що викликає інтерес у вас обох - про музику, архітектуру, фігурному катанні ... Головне - не дати повиснути довгої, незручної паузи. Тому що потім налагодити контакт буде ще важче.
Помилка № 4 - монотонність мови. Іноді буває не так важливо, що ви говорите, наскільки важливим є, як ви говорите. Якщо ви говорите, змінюючи інтонацію, супроводжуєте мова жестами, то саме це може зробити незабутнім ваш розповідь.
А якщо бубоніти щось на одній ноті? Уявіть собі, що хтось витягує з піаніно одну і ту ж ноту п'ять, десять, п'ятнадцять хвилин поспіль ... Вам же просто вбити його захочеться! Інший важливий фактор успіху оповідача - чітка і не дуже швидка (хоча і не дуже повільна!) Мова.
Помилка № 5 - похмуре або сердитий вираз обличчя. Права прислів'я, що «з посмішкою все стає красивішим», а що стосується розмови, то це подвійно вірно.
Усмішка не тільки полегшує встановлення контакту, вона має і ще один дивовижний ефект: вона допомагає залучати та утримувати увагу оточуючих. Ще посмішка допомагає швидше врегулювати суперечки і конфлікти. «Сердитий кулак не б'є по усміхненим обличчям», стверджував Конфуцій.
""
